Tulisan 5 : Manajemen Ruang Lingkup

Manajemen Ruang Lingkup

Setiap proyek pasti memiliki objektif yang ingin dicapai. Objektif tersebut dapat berupa produk yang memiliki fitur, fungsionalitas, atau spesifikasi tertentu atau pelaksanaan terhadap sejumlah aktivitas tertentu. Diagram dibawah ini menjelaskan suatu manajemen yang terdiri dari Initiation, Scope Planning, Scope Definition, Scope Verification, dan Scope Change Control.

Contohnya di dalam teknologi informasi adalah :

• Pembuatan aplikasi perangkat lunak yang memiliki fungsi untuk menjalankan proses manejemen sumber daya manusia
•  Instalasi infrastruktur jaringan wide area network yang menghubungkan kantor pusat dengan sejumlah kantor cabang
•  Migrasi data pelanggan sebuah perusahaan dari sistem lama ke sistem baru
•  Implementasi sebuah paket aplikasi yang siap diterapkan di dalam sebuah unit organisasi
•  Pembuatan masterplan atau blueprint arsitektur teknologi informasi sebuah strategic business unit dan lain sebagainya

Ruang lingkup proyek dapat dinyatakan dalam kata-kata seperti yang sering terdapat pada dokumen Term Of Reference (TOR) atau Request For Proposal (RFP) maupun diagram gambar.

Ruang Lingkup Proyek

Proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu wadah (organisasi) tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya atau untuk mencapai sasaran tertentu.

Ruang lingkup proyek meliputi, menentukan proyek yang akan dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan dikerjakan, proyek, pengembangan kondisi pencapaian dan pernyataan gambaran proyek.

Kegiatan proyek biasanya dilakukan untuk berbagai bidang antara lain sebagai berikut:

•  Pembangunan fasilitas baru.  Artinya merupakan kegiatan yang benar-benar baru dan belum pernah ada sebelumnya, sehingga ada penambahan usaha baru.
•  Perbaikan fasilitas yang sudah ada.  Merupakan kelanjutan dan usaha yang sudah ada sebelumnya.  Artinya sudah ada kegiatan sebelumnya, namun perlu dilakukan tambahan atau perbaikan yang diinginkan
•  Penelitian dan pengembangan.  Merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan untuk suatu fenomena yang muncul di masyarakat,  lalu dikembangkan sedemikian rupa sesuai dengan tujuan yang diharapkan

Definisi Menentukan Proyek

Jika anda tidak tahu ke mana anda akan pergi, bagaimana Anda akan tahu kapan dan jika anda sampai di sana? Begitu sering kali kita melihat proyek-proyek dimulai dengan awal yang buruk hanya karena tidak pernah ada pemahaman yang jelas tentang apa yang harus dilakukan. Pembahasan ini membuat anda mulai dengan langkah yang benar dengan serangkaian kegiatan yang mengarah pada definisi yang jelas dan dipahami tentang apa proyek itu. Kita mulai dengan alat komunikasi yang disebut Kondisi Pencapaian.

Pengembangan Kondisi Pencapain

Jika kami harus memilih satu area di mana sebuah proyek dapat mengalami kesulitan, itu akan menjadi awal. Untuk beberapa alasan, kami memiliki waktu yang sulit untuk memahami apa yang kami katakan satu sama lain, seberapa sering Anda  menemukan diri Anda berpikir tentang apa yang akan anda katakan sementara pihak lain berbicara? jika Anda akan menjadi manajer proyek yang sukses, anda harus menghentikan perilaku semacam itu. keterampilan penting yang perlu dikerjakan manajer proyek adalah keterampilan mendengarkan yang baik.

Membuat Pernyataan Gambaran Proyek

 Kondisi pernyataan kepuasan memberikan masukan yang anda perlu untuk menghasilkan pernyataan Ikhtisar proyek. Pernyataan Ikhtisar proyek adalah dokumen singkat yang ringkas menyatakan apa yang harus dilakukan dalam proyek, mengapa hal itu harus dilakukan, dan apa bisnis nilai ini akan memberikan perusahaan ketika selesai

·         Tujuan utama dari pernyataan gambaran proyek ini adalah untuk mengamankan persetujuan manajemen senior dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengembangkan rencana proyek yang rinci. Ini akan ditinjau oleh manajer yang bertanggung jawab untuk menetapkan prioritas dan memutuskan apa proyek untuk mendukung. Hal ini juga pernyataan umum yang dapat dibaca oleh pihak yang tertarik dalam perusahaan.

Bagian dari pernyataan gambaran proyek adalah :

•  Masalah / Peluang
•  Tujuan proyek
•  Kriteria keberhasilan
•  Asumsi, risiko, hambatan

Referensi:

•       K.C. Chan, Peter Ong, & R. Eko Indrajit. Integrated Project Management. Yogyakarta : ANDI; 2004.

•       Robert K.Wysocki, Robert Beck Jr., David B.Crane. Effective Project Management, Second Edition. Canada : John Wiley & Sons, Inc; 2000.