Tulisan 10 : Manajemen Komunikasi

Manajemen Komunikasi

Proses komunikasi adalah setiap langkah mulai dari saat menciptakan informasi sampai dipahami oleh komunikan. Komunikasi adalah sebuah proses, sebuah kegiatan yang berlangsung kontinu. Joseph De Vito (1996) mengemukakan komunikasi adalah transaksi. Maksudnya setiap hal dari komunikasi itu saling terkait.

Dalam aplikasinya langkah langkah proses komunikasi adalah sebagai berikut:

1.  Langkah pertama ide/gagasan diciptakan oleh sumber/komunikator.
2. Langkah kedua adalah ide yang diciptakan tersebut kemudian dialih bentukan menjadi lambang lambang komunikasi yang mempunyai makna dan dapat dikirimkan.
3. Langkah ketiga, pesan yang telah di encoding tersebut selanjutnya dikirimkan melalui saluran/media yang sesuai dengan karakteristik komunikasi ditujukan kepada komunikan.
4. Langkah keempat, penerimamenafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk mengartikan maksud pesan tersebut.
5. Langkah kelima, apabila pesan tersebut telah berhasil di decoding, khalayak akan mengirim kembali pesan tersebut ke komunikator

Rencana Komunikasi

Tujuan atau rencana komunikasi adalah menghibur, memberikan informasi, dan mendidik. Dengan tujuan tersebut berdampak pula pada peningkatan pengetahuan (kognitif), membangun kesadaran (sikap), dan mengubah perilaku (psikomotorik) seseorang atau masyarakat dalam suatu proses komunikasi.

Isi Rencana Manajemen Komunikasi

Proses utama dalam kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah :

1. Informasi, termasuk format, isi dan level detail
2. Siapa penerima dan pembuat informasi
3. Perencanaan sumber daya manusia
4. Metode/ teknologi untuk menghasilkan informasi
5. Merangkum kebutuhan dan keinginan klien
6. Merinci unit unit pekerjaan
7. Prosedur revisi untuk memperbarui rencana manj komunikasi
8. Membuat estimasi biaya

Distribusi Komunikasi

Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :

·         Rapat-rapat (meetings).

·         Distribusi dokumen berupa hardcopy.

·         Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Pelaporan Performance

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain "

• Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya.
• Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya.  Biasanya berupa laporan rutin.
•  Mengadakan evaluasi akhir proyek
• Mengkaji apakah metodologi manajemen perlu diperbaiki

Mode Penanganan Konflik

• Action : tindakan langsung
• Secure understanding : memberikan pengertian atas suatu inovasi
• Motivate action : memotivasi agar melukan tindakan
• Forcing: pendekatan win-lose
• Withdrawal: menghindari potensi pertentangan

 Komunikasi sangat penting dilakukan antar pelaku manajemen proyek perusahaan maupun dengan investor dan pekerja. Agar proses proyek dapat terus terpantau, entah itu dari segi perkembangan maupun biaya.

Referensi:

Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori & Manajemen Komunikasi. Jakarta : Media Pressindo.

Kurniali, Sartika. 2013. Super Project Manager. Jakarta : elex media komputindo.