Tulisan 3 : Grups Proses Manajemen Proyek

Grups Proses Manajemen Proyek

Grup Proses Manajemen Proyek  teridiri dari 5 tahapan:

• Initiation Process Group
• Perencanaan atau Planning
• Tahap Pelaksanaan atau Execution
• Tahap pengawasan (Monitoring & Controling)
• Tahap Penyelesaian atau Closing

1. Tahap Inisiasi (Initiation)

Tahap ini merupakan langkah awal untuk suatu proyek. Dan pada tahapan ini memiliki proses utama yang menghasilkan 2 dokumen utama, yaitu:

Project Charter, adalah dokumen yang tujuan utamanyamenunjuk manajer proyek, menjelaskan kebutuhan proyek (termasuk duras anggaran, otorisasi, kendala, dan lain-lain), serta menjelaskan latar belakang kebutuhan organisasi terkait pelaksanaan suatu proyek.

Stakeholder Register, adalah Proses untuk menghasilkan daftar pemangku kepentingan dalam proyek agar segera difasilitasi, untuk mendapatkan gambaran siapa saja pihak yang terkait dalam proyek, dan untuk mengetahui apakah mereka mempunyai kepentingan baik langsung maupun tidak langsung dalam suatu proyek. Stakeholder sangatlah penting, karena digunakan untuk mendapatkan masukan pada tahap perencanaan.

2. Tahap Perencanaan (Planning)

Pada tahap ini memiliki proses utama yang menghasilkan master  dokumen perencanaan proyek atau Project Managemert Plan. Bobot isi dari dokumen ini bervariasi, bergantung dari kompleksitas proyek.

Proses utama terkait kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah:

• Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan pekerjaan, serta membuat uraian pekerjaan(proyek).
• Merinci unit-unit pekerjaan (subproyek/kegiatan), menentukan urutan pekerjaan, melakukan estimasi durasi waktu masing-masing pekerjaan.
• Lakukan estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan, sehingga total anggaran dapat ditentukan.
• Menentukan standar dan kebijakan mutu yang diperlukan dalam proyek.
• Perencanaan sumber daya manusia.
• Perencanaan manjemen risiko merupakan salah satu tugas utama pengelola proyek (manajer proyek atau tim manajemen proyek). Apabila kita lalai dalam hal ini, proyek yang tampak sederhana menimbulkan dampak buruk untuk organisasi, kita sendiri dan juga para stakeholder terkait.

3. Tahap Pelaksanaan (Execution)

Tahap ini memfasilitasi dan mengawasi tim agar dapat bekerja sesuai dokumen perencanaan terutama mengawal tim agar tidak behind schedule (jadwal mundur) maupun over budget (anggaran minus).

Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan termutakhir. 

4. Tahap Pengawasan (Monitoring and Control)

Tujuan utama dalam tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang dari rencana. terutama waktu, mutu, resiko, anggaran dan ruang lingkup pekerjaan.

5. Tahap Penyelesaian (Closing)

Tahap ini adalah tahapan  akhir dari sebuah proyek

Berikut ini adalah beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:

• Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan.
• Mengadakan evaluasi akhir proyek (lessons learned).
• Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki.
• Merapikan arsip dan dokumentasi proyek.
• Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan bermanfaat selama proyek dijalankan.
• Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak utama, terutama pihak pemasok (supplier/vendor), outsourcing, dan sebagainya.
• Pastikan pihak pengguna dapat menjalankan hasil proyek Anda

Referensi:

Persada, Dana Mulyoto dan Surtika Kurniali.  2013 .Jakarta:PT Elex Media Komputindo. Super Project Manager.